Inventarizimi dhe menaxhimi i stokut: numërimi, mungesat dhe kostoja e mallit
Menaxhimi i stokut në praktikë: si bëhet inventarizimi, si gjenden shkaqet e mungesave, FIFO apo kostoja mesatare dhe kostoja e mallit të shitur.
Menaxhimi i stokut do të thotë që sasia që tregon programi të përputhet me mallin në raft, që çdo hyrje e dalje të ketë dokument dhe që malli të vlerësohet me një metodë të qëndrueshme.
Stoku në program dhe stoku në raft
Gjendja në program del nga dokumentet, gjendja fizike nga numërimi. Programi nuk e sheh mallin që u thye, u vodh ose u pranua pa faturë; numërimi nuk e di çfarë duhej të ishte aty. Synimi është që dallimet të jenë të vogla, të shpjeguara dhe të korrigjuara me dokument.
Nga vjen stoku: blerjet, shitjet dhe kthimet
Gjendja në program është aq e saktë sa dokumentet:
| Lëvizja | Stoku | Dokumenti |
|---|---|---|
| Blerja nga furnitori | Rritet | Fatura e blerjes |
| Shitja | Zvogëlohet | Kuponi fiskal ose fatura |
| Kthimi nga klienti | Rritet | Kthimi, i lidhur me kuponin origjinal |
| Kthimi te furnitori | Zvogëlohet | Fletëkthimi dhe nota e kreditit nga furnitori |
| Malli i dëmtuar ose i skaduar | Zvogëlohet | Procesverbali i nxjerrjes jashtë përdorimit (në TVSH, me njoftim paraprak në ATK, shih më poshtë) |
| Harxhimi për nevojat e biznesit | Zvogëlohet | Dokument i brendshëm |
Malli që pronari ose punëtorët e marrin për nevoja private nuk është harxhim për nevojat e biznesit: te biznesi i regjistruar në TVSH, ligji e trajton si furnizim me TVSH (neni 11 i Ligjit Nr. 05/L-037). Si dokumentohet, e sqaron kontabilisti.
Pa dokument nuk ka lëvizje. Nëse regjistrimi i stokut bëhet ende në fletore ose në tabelë, çdo harresë del si dallim — mungesë ose tepricë — në numërimin e ardhshëm. Këto janë shenjat kur Excel-i nuk mjafton më.
Inventarizimi periodik, hap pas hapi
Për shoqëritë tregtare, Ligji Nr. 06/L-032 për kontabilitet, raportim financiar dhe auditim (neni 12) kërkon që ekzistenca dhe vlera e pasurive të verifikohen përmes inventarizimit të paktën një herë në vit, dhe që inventarizimi të barazohet me librat kontabël.
Artikujt me vlerë të lartë ose me qarkullim të madh mund të numërohen edhe çdo muaj. Hapat:
- Caktoni datën, mundësisht jashtë orarit, që shitjet të mos e lëvizin gjendjen.
- Regjistroni të gjitha faturat e blerjes deri në atë ditë; mallin që vjen gjatë numërimit e lini mënjanë.
- Përgatitni listën e numërimit pa sasinë e programit, që numëruesi të mos ndikohet.
- Numëroni dy nga dy, raft pas rafti: njëri numëron, tjetri shkruan.
- Peshoni artikujt me peshë në njësinë e programit (kg), jo “afërsisht”.
- Krahasoni numërimin me programin dhe rinumëroni dallimet e mëdha para se t’i pranoni.
- Miratoni korrigjimet me procesverbal të nënshkruar dhe ia dorëzoni kontabilistit.
Mungesat dhe tepricat: si ua gjeni shkakun
Mungesë ka kur në raft ka më pak se në program; tepricë, kur ka më shumë. Para se ta korrigjoni gjendjen, gjeni shkakun — përndryshe dallimi përsëritet.
| Çfarë shihni | Shkaku i mundshëm | Çfarë kontrolloni |
|---|---|---|
| Mungesë te një artikull, tepricë te një i ngjashëm | Shitje me kodin e gabuar | Shitjet e të dyve, ditë për ditë |
| Tepricë pas një furnizimi | Mall i pranuar, faturë e paregjistruar | Fletëdërgesat dhe faturat e muajit |
| Mungesë pas furnizimit | Faturë me sasi më të madhe se malli i pranuar | Faturën krahasuar me mallin e pranuar |
| Dallime të mëdha në të dy drejtimet | Blihet në pako, shitet në copë | Njësia e artikullit në program |
| Mungesa të vogla që përsëriten | Vjedhje, shitje pa kupon, harxhim pa dokument | Në cilat ndërrime ndodhin |
Për bizneset e regjistruara në TVSH, mungesat kanë edhe një anë tatimore. Udhëzimi Administrativ MF-Nr. 03/2015 për TVSH parasheh rregullimin e TVSH-së së zbritur për mallin e vjedhur (neni 62) dhe procedurë të veçantë për mallin që del jashtë përdorimit (neni 61): njoftim me shkrim në zyrën rajonale të ATK-së ku jeni të regjistruar, të paktën 10 ditë kalendarike përpara, me listën, arsyet, sasitë dhe vlerën e mallrave. ATK cakton dy inspektorë që mbajnë procesverbal; nëse nuk paraqiten brenda afatit, mund të vazhdoni me dokumentet e institucioneve përkatëse, por kopjen e gjithë dokumentacionit duhet t’ia dërgoni ATK-së. Për mallin e dëmtuar nga fatkeqësi natyrore ose aksident duhet raporti i organit kompetent. Mungesat që nuk dokumentohen sipas procedurës konsiderohen mall i shitur. Rastin tuaj e sqaron kontabilisti ose ATK.
FIFO apo kostoja mesatare
Kur i njëjti artikull blihet me çmime të ndryshme, metoda e vlerësimit vendos cilën kosto merr malli i shitur:
- FIFO (i pari hyrë, i pari dalë): malli i shitur merr koston e blerjeve më të vjetra, ndërsa në stok mbetet malli me çmimet më të fundit.
- Kostoja mesatare e ponderuar: kostoja mesatare për njësi llogaritet pas çdo blerjeje ose për tërë periudhën, dhe me të vlerësohen shitja dhe stoku.
Shembull: blini 100 copë me 1,00 €, pastaj 100 copë me 1,20 €, dhe shitni 120 copë.
| FIFO | Kostoja mesatare (1,10 €) | |
|---|---|---|
| Kostoja e 120 copëve të shitura | 100 × 1,00 + 20 × 1,20 = 124 € | 120 × 1,10 = 132 € |
| Vlera e 80 copëve në stok | 80 × 1,20 = 96 € | 80 × 1,10 = 88 € |
| Gjithsej | 220 € | 220 € |
Totali është i njëjtë; ndryshon ndarja mes kostos së periudhës dhe stokut që mbetet. Kur çmimet rriten, FIFO jep kosto më të ulët dhe fitim më të lartë se kostoja mesatare.
Sipas nenit 7 të Ligjit Nr. 06/L-032, shoqëritë e mëdha zbatojnë SNRF-të e plota; sipas nenit 8, shoqëritë e mesme dhe të vogla zbatojnë SNRF-të për NVM-të. Të dyja lejojnë FIFO-n dhe koston mesatare të ponderuar, por jo LIFO-n (i fundit hyrë, i pari dalë). Raportimin e mikro-ndërmarrjeve (kriteret në nenin 5), ku bëjnë pjesë shumë dyqane e markete, e rregullon Këshilli i Kosovës për Raportim Financiar (neni 9). Metodën e zgjidhni me kontabilistin dhe e mbani në vazhdimësi.
Kostoja e mallit të shitur, me shembull
Kostoja e mallit të shitur = stoku në fillim + blerjet e periudhës − stoku në fund
Shembull mujor për biznes të regjistruar në TVSH, me vlera pa TVSH (nëse nuk jeni në TVSH, TVSH-ja e paguar në blerje hyn në kosto):
| Shuma | |
|---|---|
| Stoku në fillim të muajit | 8.000 € |
| + Blerjet gjatë muajit | 25.000 € |
| − Stoku në fund, sipas numërimit | 6.500 € |
| = Kostoja e mallit të shitur | 26.500 € |
| Shitjet pa TVSH | 34.000 € |
| Fitimi bruto | 7.500 € (rreth 22%) |
Prandaj numërimi ka rëndësi: nëse stoku në fund shënohet 1.000 € më shumë se ç’është në të vërtetë, fitimi del 1.000 € më i lartë — vetëm në letër. Ndiqeni përqindjen e fitimit bruto muaj pas muaji; një rënie e papritur shpesh tregon mungesa ose çmime të gabuara.
Stoku minimal dhe porositë te furnitori
Pika e porosisë = shitja mesatare ditore × ditët që i duhen furnitorit + rezerva
Shembull: shitni 12 copë në ditë, furnitori e sjell mallin pas 3 ditësh dhe mbani rezervë për një ditë: 12 × 3 + 12 = 48. Kur gjendja bie në 48 copë, porositni. Artikujt pa asnjë shitje në 90 ditët e fundit janë para të ngrira: shënojini dhe vendosni çfarë do të bëni me ta.
Si e mban programi stokun të përditësuar
Në Kendrix POS për markete stoku lëviz në kohë reale: blerjet e rrisin, shitjet e zvogëlojnë, kthimet e rikthejnë sasinë në gjendje, ndërsa faturat e blerjes dhe furnitorët mbahen në të njëjtin vend.
Me Kendrix ONE, kuponët dhe blerjet nga POS-i kalojnë vetë në kontabilitet, dhe Kendrix AI paralajmëron kur një artikull po mbaron. Më shumë: si punojnë barkodi dhe peshorja në market.
Nëse doni ta shihni si lëviz stoku me artikujt tuaj, thirrni 044 205 994 — demonstrimi është falas.